Caiet de sarcini pentru site web: cum îl scrii, cu model pe secțiuni

Cele mai multe proiecte web care merg prost nu eșuează din cauza programării. Eșuează pentru că firma și agenția au înțeles lucruri diferite prin „un site modern, cu câteva pagini și formular”. Caietul de sarcini (numit și brief, specificație sau, în engleză, „requirements”) este documentul care pune pe hârtie ce trebuie să facă site-ul, pentru cine și în ce condiții.

Nu trebuie să fie lung sau tehnic. Un caiet de sarcini de trei-patru pagini, scris de proprietarul firmei în limbaj obișnuit, este mult mai util decât un document de 40 de pagini copiat de pe internet. Mai jos găsești structura, ce să scrii în fiecare secțiune și un model pe care îl poți completa.

De ce ai nevoie de un caiet de sarcini

• Ofertele devin comparabile. Când trimiți același document la trei furnizori, primești prețuri pentru același lucru. Fără el, fiecare ofertă descrie alt site, iar comparația pe preț nu mai are sens. Despre componentele prețului am scris în ghidul despre costul unui site de prezentare.
• Proiectul pornește mai repede. Agenția nu mai pierde prima săptămână cu întrebări de bază.
• Livrarea se poate verifica. La final, bifezi lista din caiet. Ce e acolo trebuie să existe; ce nu e acolo se discută separat.
• Te obligă să iei decizii. Scriind, descoperi întrebări la care nu te-ai gândit: cine scrie textele, cine răspunde la cererile din formular, în câte limbi e site-ul.

Înainte să scrii: trei întrebări

1. Ce vrei să se întâmple după ce cineva intră pe site?

Să sune? Să ceară o ofertă? Să programeze o vizită? Să cumpere? Să descarce o broșură? Alege una sau două acțiuni principale. Tot site-ul se construiește în jurul lor.

2. Cine sunt vizitatorii și ce caută?

Descrie doi-trei tipuri de clienți: cine sunt, de pe ce dispozitiv intră (de obicei telefon), ce vor să afle înainte să te contacteze (preț, zonă, termen, exemple de lucrări). Cel mai bun izvor sunt întrebările pe care le primești deja la telefon.

3. Cum vei ști că site-ul funcționează?

Alege câteva semne măsurabile: numărul de cereri prin formular pe lună, apelurile din site, pozițiile în Google pentru serviciile principale. Nu e nevoie de ținte numerice de la început, dar e nevoie să știi ce urmărești.

Secțiunile caietului de sarcini

1. Despre firmă

Două-trei paragrafe: ce faci, de cât timp, unde, cu ce te deosebești de concurență. Adaugă linkuri către site-ul actual (dacă există), profilurile sociale și profilul Google Business. Agenția trebuie să înțeleagă afacerea, nu doar lista de pagini.

2. Obiective

Răspunsul la prima întrebare de mai sus, formulat simplu: „Vrem ca firmele de construcții din județ să ne ceară oferte pentru închiriere de utilaje direct din site.” Dacă ai mai multe obiective, ordonează-le după importanță.

3. Publicul

Tipurile de clienți, ce caută și ce obiecții au. Exemplu: „Clienți persoane fizice, 30–60 de ani, intră de pe telefon, vor să știe dacă ajungem în localitatea lor și cât durează lucrarea.”

4. Structura: lista paginilor

O listă cu paginile pe care le vezi necesare, cu un rând despre conținutul fiecăreia. Nu trebuie să fie definitivă; agenția poate propune modificări. Exemplu pentru o firmă de servicii:

• Acasă: ce facem, pentru cine, buton de cerere ofertă, câteva lucrări;
• câte o pagină pentru fiecare serviciu principal;
• Portofoliu sau galerie de lucrări;
• Despre noi: echipa, istoric, autorizații;
• Întrebări frecvente;
• Contact: formular, telefon, hartă, program.

Dacă lucrezi în mai multe orașe, notează-le. Paginile pe zone pot fi utile, dar doar dacă ai ceva specific de spus despre fiecare zonă. Am explicat de ce în articolul de pe blog despre SEO local pe județe.

5. Funcționalități

Ce trebuie să facă site-ul, nu doar să arate. Scrie fiecare funcție ca pe o propoziție verificabilă:

• „Formularul de cerere ofertă trimite cererea pe e-mailul X și un mesaj de confirmare clientului.”
• „Clientul poate alege o dată și o oră libere din calendar pentru o programare.”
• „Butonul de WhatsApp deschide conversația cu numărul firmei.”
• „Administratorul poate adăuga lucrări noi în galerie fără ajutor tehnic.”
• „Site-ul are versiune în română și engleză.”

Marchează fiecare funcție cu „obligatoriu” sau „ar fi bine”. Astfel, furnizorul poate oferta separat ce nu intră în buget.

Diferența dintre o cerință vagă și una verificabilă se vede la predare. „Site cu programări” poate însemna un formular care trimite un e-mail sau un calendar sincronizat cu agenda ta, cu confirmare automată și mesaj de reamintire. A doua variantă poate costa de câteva ori mai mult. Scrie ce se întâmplă pas cu pas: ce alege clientul, ce primește el, ce primești tu, ce se întâmplă dacă intervalul e deja ocupat. Cu cât descrierea e mai concretă, cu atât oferta e mai precisă și surprizele de la final mai puține.

6. Conținut

Cine scrie textele, cine furnizează fotografiile, dacă e nevoie de traduceri. Dacă ai deja texte, atașează-le, chiar și ciorne. Dacă vrei ca agenția să scrie textele, spune pentru câte pagini. Conținutul este cel mai frecvent motiv de întârziere, așa că stabilește din start cine și până când îl livrează.

7. Design și identitate vizuală

Logo-ul (ideal în format vectorial), culorile și fonturile firmei, dacă există un manual de identitate. Adaugă două-trei site-uri care îți plac și explică de ce („se citește ușor”, „fotografiile mari ale lucrărilor”), plus unul care nu îți place. Formulări ca „modern și curat” nu ajută; exemplele concrete, da.

8. SEO și măsurare

Ce servicii și zone vrei să apară în Google, ce cuvinte folosesc clienții tăi. Cere explicit: titlu și meta descriere unice pe fiecare pagină, sitemap, date structurate, viteză bună pe mobil, Google Search Console configurat, măsurarea cererilor din formular. Dacă înlocuiești un site existent, cere lista de redirecturi de la adresele vechi la cele noi (vezi ghidul despre migrarea site-ului).

9. Cerințe tehnice

Nu trebuie să alegi tu tehnologia, dar poți cere rezultate: încărcare rapidă pe telefon (vezi Core Web Vitals), HTTPS, backup, posibilitatea de a modifica textele singur, integrări cu alte programe (CRM, facturare, programări). Dacă ai preferințe (de exemplu, „vrem WordPress pentru că echipa îl știe”), spune-le de la început.

10. Cerințe legale și accesibilitate

Politică de confidențialitate, cookie-uri cu consimțământ, termeni și condiții, datele firmei. Dacă site-ul colectează date sensibile (de exemplu, programări medicale), menționează explicit. Cere ca site-ul să respecte bunele practici de accesibilitate: contrast suficient, text alternativ la imagini, navigare de la tastatură. Detalii în ghidul GDPR și în cel despre accesibilitatea site-ului.

11. Proprietate și acces

Una dintre cele mai importante secțiuni, adesea uitată. Scrie clar:

• domeniul se înregistrează pe numele firmei;
• contul de găzduire este al firmei sau firma primește acces complet;
• firma primește conturile de administrare, Search Console și analiză;
• la finalul colaborării, firma poate primi o copie completă a site-ului (fișiere și bază de date sau cod sursă, după caz);
• imaginile și fonturile folosite au licență pentru utilizare comercială.

12. După lansare

Ce aștepți după lansare: instruire, perioadă de garanție pentru erori, mentenanță lunară, modificări de conținut, raport periodic. Cere ca mentenanța să fie ofertată separat, cu ce include.

13. Buget și termen

Mulți preferă să nu scrie bugetul, de teamă că ofertele vor urca până la el. În practică, un interval de buget ajută furnizorul să propună soluția potrivită în loc să ghicească. Același lucru pentru termen: scrie data la care ai nevoie de site și de ce (de exemplu, un târg, deschiderea unui sediu, depunerea unui dosar de finanțare).

14. Ce ceri în ofertă

Spune ce vrei să primești înapoi: preț defalcat pe componente, costuri recurente, etape și termene, exemple de site-uri realizate, condiții de plată, ce nu este inclus. Astfel, ofertele vin în același format.

Model de caiet de sarcini, gata de completat

Copiază structura de mai jos într-un document și completează fiecare rând. Unde nu știi răspunsul, scrie „de discutat”; e mai util decât să ghicești.

Greșeli frecvente

• Lista de dorințe fără priorități. Când totul e „obligatoriu”, furnizorul nu poate propune o variantă care încape în buget.
• Descrierea soluției în loc de problemă. „Vrem un slider pe prima pagină” spune cum, nu de ce. „Vrem ca vizitatorul să vadă imediat lucrările noastre” lasă loc pentru o soluție mai bună.
• Copierea unui caiet de sarcini de pe internet. Un document generic produce oferte generice.
• Omiterea conținutului. Cine scrie textele este întrebarea care decide termenul real al proiectului.
• Uitarea proprietății. Fără secțiunea despre domeniu și acces, poți descoperi peste doi ani că site-ul nu e, de fapt, al tău.
• Cerințe tehnice inutile. Detalii despre limbaje de programare pe care nu le poți verifica nu ajută; rezultatele măsurabile (viteză, editare ușoară, backup) ajută.
• Fără persoană de contact. Desemnează un singur om din firmă care aprobă machetele și textele. Aprobările de la trei persoane cu păreri diferite lungesc orice proiect.

După ce îl trimiți: cum citești ofertele

Un furnizor bun va reveni cu întrebări înainte de ofertă. E un semn bun: înseamnă că a citit documentul. Când primești ofertele:

1. Pune-le într-un tabel cu secțiunile caietului de sarcini pe rânduri.
2. Marchează pentru fiecare: inclus, neinclus, neclar.
3. Trimite înapoi întrebările pentru rândurile neclare.
4. Adună costurile recurente pe trei ani.
5. Verifică site-uri live realizate de fiecare furnizor, pe telefon.

Dacă vrei să vezi cum arată proiectele noastre, câteva sunt platformele echipei e-Web: magazinele de tipar shopprint.ro și prynt.ro și aplicația de date despre firme bazadate.ro, construite în Next.js, sau aplicația de facturare prin chat chatbill.ro. Le găsești și în portofoliul de pe pagina principală.

Caietul de sarcini în achizițiile publice și proiectele finanțate

În achizițiile publice, caietul de sarcini are un rol juridic: oferta se evaluează strict în raport cu el, iar cerințele trebuie formulate fără a favoriza un anumit furnizor (de exemplu, nu se cere o marcă anume fără mențiunea „sau echivalent”). Pentru instituțiile publice, am descris procesul pe pagina despre achiziții SEAP.

În proiectele cu finanțare europeană, specificațiile tehnice din cererea de finanțare și cele din contractul cu furnizorul trebuie să corespundă. Orice diferență poate crea probleme la verificare. Dacă pregătești un dosar, citește și pagina noastră despre fonduri europene.